Política de Tratamiento de Datos Personales

Razón social: CLOUD WEB SERVICES SAS
NIT: 901137787
Email: informacion@cloudwebservices.co
Domicilio: Calle 31B #50-10, Cartagena, Bolívar, Colombia
Página web: www.cloudwebservices.co

1. Normatividad legal y ámbito de aplicación

La presente política de Tratamiento de Datos Personales es elaborada de conformidad con lo dispuesto en la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y demás disposiciones complementarias.

Será aplicada por CLOUD WEB SERVICES S.A.S. (en adelante CWS) respecto de la recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión y todas aquellas actividades que constituyan tratamiento de datos personales e información confidencial.

Esta política será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan en el ejercicio de las actividades propias de CWS y será publicada en el sitio web www.cloudwebservices.co.

2. Definiciones

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable y puesto a disposición del Titular para informarle sobre el tratamiento de sus datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
Dato Público: Información calificada como pública por la ley o la Constitución Política y aquella que no sea semiprivada, privada o sensible.
Dato Privado: Información que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el titular.
Datos Sensibles: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas, pertenencia a sindicatos, datos de salud, vida sexual o datos biométricos.
Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Información Confidencial: Aquella que no es de público conocimiento o que por sus características se mantiene en el ámbito privado de las personas.
Habeas Data: Derecho que tiene todo titular de información para conocer, actualizar, rectificar u oponerse al tratamiento de sus datos personales.
Consultas: Solicitudes realizadas por los titulares o sus causahabientes para conocer la información personal almacenada en una base de datos.
Reclamo: Solicitud presentada por el titular cuando considere que la información debe corregirse, actualizarse, suprimirse o cuando exista incumplimiento de los deberes legales.
Transferencia: Envío de datos personales a otro responsable del tratamiento ubicado dentro o fuera de Colombia.
Transmisión: Comunicación de datos personales dentro o fuera del territorio nacional para que un encargado realice tratamiento por cuenta del responsable.
Grabaciones: Registro de imágenes, sonidos o datos mediante dispositivos físicos o electrónicos.
Principios para el Tratamiento de Datos: Reglas legales y jurisprudenciales que orientan el tratamiento de datos personales.

3. Finalidad con la que se efectúa la recolección de datos personales e información confidencial

CWS podrá hacer uso de los datos personales e información confidencial para:

Ejecutar la relación contractual existente con clientes, proveedores y trabajadores.
Proveer los servicios y productos requeridos por sus usuarios.
Informar sobre nuevos productos o servicios y sobre cambios en los mismos.
Evaluar la calidad de los servicios prestados.
Realizar estudios internos sobre hábitos de consumo.
Enviar información comercial, promocional o publicitaria a través de correo electrónico, mensajes SMS, aplicaciones de mensajería u otros medios de comunicación.
Compartir información con empresas vinculadas, filiales o subordinadas de CWS dentro o fuera de Colombia cuando sea necesario para la prestación de servicios.
Atender requerimientos de organismos gubernamentales o autoridades competentes en cumplimiento de obligaciones legales.

4. Tratamiento de datos personales

CWS podrá subcontratar a terceros encargados para el procesamiento de determinadas funciones o información. En estos casos exigirá la adopción de medidas de seguridad apropiadas y prohibirá el uso de la información para fines propios del encargado.

Los datos personales podrán ser sometidos tanto a tratamiento manual como automatizado.

El tratamiento manual comprende formularios físicos, documentos impresos y demás medios documentales.

El tratamiento automatizado comprende sistemas informáticos, bases de datos, almacenamiento en servidores, formularios electrónicos, plataformas digitales y herramientas tecnológicas utilizadas para la gestión de información.

El tratamiento se realizará exclusivamente para las finalidades autorizadas por el titular y las previstas en esta política.

5. Principios aplicables al tratamiento de datos personales

El tratamiento de datos personales en CWS se regirá por los siguientes principios:

Principio de finalidad: El tratamiento de los datos personales debe obedecer a una finalidad legítima que será informada al titular.
Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular.
Principio de veracidad o calidad: La información debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
Principio de transparencia: Se garantizará al titular el derecho de obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan.
Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujetará a los límites derivados de la naturaleza de los datos personales y las disposiciones legales aplicables.
Principio de seguridad: La información será protegida mediante medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas.
Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales deberán garantizar la reserva de la información.

6. Derechos de los titulares de datos personales objeto de tratamiento por parte de CWS

Los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CWS o al encargado del tratamiento.
Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales.
Ser informado respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.
Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la normatividad vigente.
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión de los datos cuando proceda legalmente.
Acceder gratuitamente a los datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Estos derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, representantes o apoderados debidamente acreditados y, tratándose de menores de edad, por sus representantes legales.

7. Deberes de CWS

CWS deberá cumplir los deberes establecidos por la legislación colombiana en materia de protección de datos personales.

7.1 Deberes cuando actúa como responsable del tratamiento

Solicitar y conservar la autorización otorgada por el titular.
Informar claramente la finalidad de la recolección de datos.
Informar al titular sobre el uso dado a sus datos.
Tramitar consultas y reclamos.
Garantizar la veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad de la información.
Conservar la información bajo condiciones adecuadas de seguridad.
Actualizar la información cuando sea necesario.
Rectificar los datos personales cuando corresponda.

7.2 Deberes cuando actúa como encargado del tratamiento

Verificar que el responsable esté autorizado para suministrar los datos.
Garantizar el ejercicio efectivo del derecho de habeas data.
Conservar la información con medidas de seguridad adecuadas.
Actualizar, rectificar o suprimir los datos conforme a las instrucciones recibidas.
Tramitar consultas y reclamos de los titulares.
Permitir el acceso únicamente a personas autorizadas.
Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre incidentes de seguridad cuando corresponda.
Cumplir las instrucciones emitidas por la autoridad competente.

7.3 Deberes cuando realiza el tratamiento a través de un encargado

Suministrar únicamente los datos previamente autorizados.
Garantizar que la información sea veraz, completa y actualizada.
Comunicar oportunamente las novedades respecto de los datos suministrados.
Informar las rectificaciones realizadas.
Exigir el cumplimiento de las condiciones de seguridad y privacidad.
Informar cuando determinada información se encuentre en discusión por parte del titular.

7.4 Deberes respecto de la Superintendencia de Industria y Comercio

Informar las eventuales violaciones a los códigos de seguridad.
Cumplir las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad competente.

8. Autorización al tratamiento de datos personales

Antes de recolectar, tratar o almacenar datos personales, CWS solicitará al titular una autorización previa, expresa e informada.

Esta autorización podrá obtenerse por medios físicos, electrónicos o mediante conductas inequívocas que permitan concluir razonablemente que el titular otorgó su consentimiento.

Cuando no sea posible obtener la autorización de manera expresa, se informará al titular mediante el correspondiente aviso de privacidad.

8.1 Autorización para el tratamiento de categorías especiales de datos

Cuando sea necesario tratar categorías especiales de datos personales, CWS adoptará las siguientes medidas:

Datos sensibles: Se informará previamente al titular la finalidad del tratamiento, el carácter facultativo de su suministro y se solicitará autorización expresa.
Datos de niños, niñas y adolescentes: Se garantizará el respeto de sus derechos fundamentales y se solicitará autorización al representante legal, teniendo en cuenta la opinión del menor cuando corresponda.

9. Aviso de privacidad

El aviso de privacidad es el documento mediante el cual CWS informa al titular sobre la existencia de esta política y las condiciones aplicables al tratamiento de sus datos personales.

El aviso de privacidad contendrá como mínimo:

La identidad y datos de contacto de CWS.
La finalidad del tratamiento.
Los derechos del titular.
Los mecanismos para consultar la política de tratamiento de información.
La indicación sobre el carácter facultativo de los datos sensibles.

10. Limitaciones temporales al tratamiento de los datos personales

CWS conservará los datos personales únicamente durante el tiempo razonable y necesario para cumplir las finalidades que justificaron su tratamiento.

Una vez cumplidas dichas finalidades y siempre que no exista obligación legal o contractual de conservación, los datos serán eliminados o suprimidos de forma segura.

11. Procedimiento para el ejercicio de los derechos de los titulares del dato personal

Para ejercer los derechos de consulta, actualización, rectificación, supresión o revocatoria, el titular deberá presentar una solicitud que contenga:

Nombre completo.
Datos de contacto.
Medio para recibir respuesta.
Descripción de la solicitud.
Documento que acredite su identidad.

Si la solicitud está incompleta, CWS informará al solicitante dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para que subsane la información faltante.

Las consultas serán respondidas dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a su recepción.

Los reclamos serán atendidos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a su recepción.

Una vez agotado el trámite ante CWS, el titular podrá acudir ante la Superintendencia de Industria y Comercio cuando considere vulnerados sus derechos.

12. Área responsable de la atención de consultas y reclamos

El Oficial de Protección de Datos Personales de CWS será el responsable de atender las peticiones, consultas, quejas y reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales.

Los derechos podrán ser ejercidos por el titular, sus causahabientes, representantes legales o apoderados debidamente acreditados.

13. Canales para la recepción de peticiones, consultas y reclamos

Los titulares podrán ejercer sus derechos mediante el siguiente canal:

Correo electrónico: informacion@cloudwebservices.co

14. Medidas de seguridad

En desarrollo del principio de seguridad previsto en la Ley 1581 de 2012, CWS adoptará medidas técnicas, humanas y administrativas destinadas a proteger la información contra pérdida, alteración, acceso no autorizado, uso indebido o fraude.

Todo el personal involucrado en el tratamiento de datos personales deberá cumplir los procedimientos internos establecidos para garantizar la protección de la información.

15. Modificaciones a la política

La presente política podrá ser modificada en cualquier momento para adaptarse a cambios normativos, jurisprudenciales, tecnológicos o de operación interna.

Las modificaciones serán publicadas en el sitio web de CWS y entrarán en vigencia a partir de la fecha que se indique expresamente en la actualización correspondiente.

16. Fecha de entrada en vigencia

La presente política entró inicialmente en vigencia el 8 de febrero de 2019 y fue actualizada el 18 de junio de 2026.

Cualquier modificación futura será informada a través del sitio web de CWS y, cuando corresponda, mediante comunicación enviada a los titulares de los datos personales.

La versión vigente de esta política se encuentra disponible permanentemente en:

www.cloudwebservices.co